Dispoziţii generale
Art. 1. – Prezentele norme tehnice şi metodologice se aplică activităţii electronice notariale şi stabilesc condiţiile pentru autorizarea notarilor publici pentru efectuarea actelor notariale în formă electronică, precum şi normele de performanţă şi securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de notarii publici, transmiterea documentelor electronice şi păstrarea acestora în arhive.
Art. 2. – În sensul prezentelor norme tehnice şi metodologice, termenii de mai jos au următoarele semnificaţii:
a) autoritate – autoritatea de reglementare şi supraveghere specială în domeniu, conform art. 25 din Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică şi art. 4 alin. (1) pct. 57 din Hotărârea Guvernului nr. 12/2009 privind organizarea şi funcţionarea Ministerului Comunicaţiilor şi Societăţii Informaţionale, cu modificările şi completările ulterioare;
b) registru – Registrul notarilor publici autorizaţi să efectueze acte notariale în formă electronică, care este constituit şi actualizat de autoritatea de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu şi care cuprinde datele de identificare şi alte informaţii necesare cu privire la activitatea notarilor publici care efectuează acte notariale în formă electronică.
Art. 3. – În cadrul activităţii electronice notariale se utilizează certificate calificate, eliberate de furnizori de servicii de certificare care funcţionează în baza Legii nr. 455/2001, acreditaţi de autoritate, precum şi servicii de marcare temporală, furnizate conform Legii nr. 451/2004 privind marca temporală.
Art. 4. – Certificatul calificat utilizat de notarul public în activitatea electronică notarială va conţine menţiunea că acesta a fost eliberat în scopul prestării activităţii notariale.
Art. 5. – Certificatul calificat emis notarului public va conţine informaţiile privind biroul notarial, care se referă la:
a) denumirea biroului notarial în cadrul căruia notarul public îşi desfăşoară activitatea;
b) sediul biroului notarial, aşa cum sunt ele precizate în certificatul eliberat de curtea de apel în circumscripţia căreia notarul public îşi desfăşoară activitatea.
Art. 6. – Înscrierea de către furnizorii de servicii de certificare a informaţiilor prevăzute la art. 4 şi 5 se face în conformitate cu prevederile art. 18 alin. (4) din Legea nr. 455/2001, în baza certificatului eliberat de curtea de apel în circumscripţia căreia notarul public îşi desfăşoară activitatea.
Art. 7. – (1) Autorizaţia privind activitatea electronică notarială se emite pentru o perioadă de 3 ani, cu revizuirea anuală a condiţiilor tehnice stabilite la art. 7 alin. (2) lit. b), d), e), g), h) şi j) din Legea nr. 589/2004 privind regimul juridic al activităţilor electronice notariale, precum şi a celor prevăzute la art. 12 din prezentele norme tehnice şi metodologice.
(2) Verificările se fac de către:
a) auditori certificaţi de sisteme informatice, iar rezultatul verificărilor este prezentat autorităţii sub formă de opinie de audit;
b) agenţii de omologare agreate de autoritate.
Art. 8. – Autorizaţia emisă va avea forma prevăzută în anexa nr. 1 şi va fi expusă într-un loc vizibil în incinta biroului notarial.
Art. 9. – Documentaţia ce însoţeşte cererea de autorizare prevăzută în anexa nr. 2 cuprinde:
a) certificatul eliberat de curtea de apel în circumscripţia căreia notarul public îşi desfăşoară activitatea;
b) scrisoare de bonitate de la banca prin care notarul public îşi desfăşoară operaţiunile curente şi contract de asigurare profesională pentru activitatea desfăşurată;
c) descrierea tehnică a sistemului utilizat; lista dotărilor;
d) certificat de omologare a sistemului informatic;
e) politica de securitate privind activitatea electronică notarială;
f) codul de practici şi proceduri după care se desfăşoară activitatea electronică notarială;
g) lista resurselor umane implicate în exploatarea şi administrarea sistemului, cu evidenţierea experienţei şi competenţei acestora;
h) cererea de înregistrare în registru; modelul acestei cereri este prevăzut în anexa nr. 3.
Art. 10. – (1) După emiterea autorizaţiei, autoritatea include datele notarului public în registru şi generează pentru acesta un cod de identificare format prin alipirea indicativului N, a anului, lunii şi datei de începere a activităţii şi a numărului de ordine al notarului public.
(2) Datele necesare care însoţesc cererea de înregistrare în registru sunt prevăzute în anexa nr. 4.
(3) Conţinutul informaţional şi structura registrului sunt prevăzute în anexa nr. 5.
Art. 11. – În termen de 30 de zile de la primirea autorizaţiei în condiţiile art. 7, dar înainte de începerea activităţii electronice notariale, notarul public va prezenta autorităţii cheia publică aferentă certificatului ce va fi utilizat în această activitate.
Art. 12. – Pentru desfăşurarea activităţii electronice notariale, sistemul informatic utilizat trebuie să îndeplinească cerinţele privind:
a) asigurarea securităţii fizice;
b) protecţia antivirus;
c) asigurarea unui mecanism de autentificare a utilizatorilor;
d) asigurarea confidenţialităţii şi integrităţii comunicaţiilor, a datelor recepţionate, transmise şi stocate;
e) menţinerea unei arhive electronice locale;
f) menţinerea unui registru automatizat de audit care cuprinde evenimentele legate de utilizarea şi administrarea sistemului informatic; aceste informaţii vor fi păstrate pentru o perioadă de cel puţin 10 ani şi în arhiva de siguranţă;
g) accesul (eventual pe baze contractuale) la servicii calificate de arhivare electronică de siguranţă, unde va fi păstrată o copie a fiecărui act electronic notarial efectuat, o copie a registrului electronic al notarului public, prevăzut la art. 25 alin. (1) din Legea nr. 589/2004, precum şi o copie a registrului automatizat de audit menţionat la lit. f).
Art. 13 – (1) Serviciile calificate de arhivare electronică utilizate de notarii publici trebuie să respecte legislaţia referitoare la arhivarea documentelor notariale şi accesul la acestea, precum şi standardele recunoscute în domeniul managementului securităţii informaţiei şi al managementului înregistrărilor electronice.
(2) Pentru păstrarea sub formă criptată a documentelor în arhive, notarul public va depune cheia şi aplicaţia de decriptare la Uniunea Naţională a Notarilor Publici din România.
(3) Cheia şi aplicaţia de decriptare vor fi păstrate pe toată durata legală de păstrare a arhivelor. Cheia de decriptare se păstrează în condiţii de securitate corespunzătoare şi sub control dual al accesului.
Art. 14. – Standardele de referinţă pentru aprecierea securităţii unui sistem informatic şi a sistemului de management al securităţii informaţiei sunt ISO/IEC 15408/1999 (părţile 1, 2 şi 3), respectiv ISO 17799/2000, ultimele versiuni ale acestora sau standarde care le înlocuiesc.
Art. 15. – Pentru verificarea semnatarilor care solicită încheierea actelor notariale în formă electronică, notarul public trebuie să verifice cel puţin următoarele:
a) semnătura electronică extinsă a solicitantului se bazează pe un certificat calificat valabil, nerevocat şi nesuspendat de către furnizorul de servicii de certificare care l-a eliberat;
b) certificatul semnatarului nu a fost eliberat pe baza unui pseudonim;
c) data şi ora semnării documentului de către solicitant sunt afişate corect şi sunt credibile.
Art. 16. – Încheierea actelor notariale în formă electronică va fi precedată de un avertisment al sistemului informatic asupra operaţiunii ce urmează a fi efectuată şi se va realiza printr-un mecanism care presupune confirmarea expresă a notarului public.
Art. 17. – Încălcarea prevederilor prezentelor norme tehnice şi metodologice atrage retragerea autorizaţiei.
Art. 18. – Anexele nr. 1-5 fac parte integrantă din prezentele norme tehnice şi metodologice.